Polityka Prywatności Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej

 

Wprowadzenie


Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa (dalej także jako: „KSM" lub „Spółdzielnia") dokłada najwyższej staranności w celu poszanowania Państwa prawa do prywatności, ochrony Państwa danych osobowych zgodnie wypracowanymi w spółdzielczości standardami, a także praktyką przyjętą w Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej, bacząc na obowiązujące przepisy prawa. Przekazujemy Państwu niniejszą Politykę Prywatności, która stanowi zbiór zasad i procedur oraz odpowiada na ważne pytania związane z ochroną danych osobowych, które mogą pojawić się w toku Państwa współpracy z Katowicką Spółdzielnią Mieszkaniową.

 

Niniejsza Polityka Prywatności została opracowana w oparciu o zasady wynikające z przepisów RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119, s. 1), dalej zwanym RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., a także przepisów szczególnych, które mogą mieć zastosowanie do przetwarzania Państwa danych osobowych w zależności od danej sytuacji.

 

Administrator danych – kim jest administrator Państwa danych osobowych?

 

Administratorem Państwa danych osobowych jest Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa z siedzibą w (40-168) Katowicach ul. Klonowa 35C, wpisana do rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000053738, NIP 634 013 41 22, REGON 000484647.

 

Powyższe oznacza, iż Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa w większości przypadków decyduje o celach i środkach przetwarzania Państwa danych osobowych.

 

Kontakt z administratorem – w jaki sposób skontaktować się z KSM?

 

W zależności od potrzeb mogą Państwo skontaktować się z nami bezpośrednio w siedzibie rejestrowej KSM, to znaczy w budynku przy ul. Klonowej 35c w Katowicach, a także:

 

a) listownie:
- na adres siedziby rejestrowej Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej,

 

b) w formie elektronicznej:
- pod adresem e-mail:
- poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej www.ksm.katowice.pl w zakładce „Kontakt"

 

c) osobiście i listownie w każdej z Administracji Osiedlowych w Katowicach:
- Centrum-I - ul. Czerwińskiego 8
- Giszowiec - ul. Wojciecha 36
- Graniczna - ul. Graniczna 63c/4
- Gwiazdy - al. Roździeńskiego 86a
- Haperowiec - ul. Poniatowskiego 14d
- Janów - ul. Zamkowa 61d
- im. Jerzego Kukuczki - ul. Wrocławska 30
- Ligota - ul. Ligocka 66
- Murcki - pl. Kasprowicza 5
- Superjednostka - al. Korfantego 32/11, II p.
- Szopienice - ul. Morawa 103
- im. ks. Piotra Ściegiennego - ul. Jabłoniowa 52
- im. ks. Franciszka Ścigały - ul. Markiefki 37
- Śródmieście - ul. Poniatowskiego 14d
- Wierzbowa - ul. Brzozowa 50
- Zawodzie - ul. Bohaterów Monte Cassino 5
- im. Alfonsa Zgrzebnioka - ul. Łabędzia 19

 

d) osobiście i listownie w każdym z Zakładów Celowych:
- Mieszkaniowe Biuro Pośrednictwa - ul. Klonowa 35c
- Serwis Techniczny
- Zakład Ciepłowniczy - ul. Brzozowa 50
- Dział Zieleni - ul. Brzozowa 50
- Zakład Usług Parkingowych - ul. Brzozowa 50

 

e) osobiście i listownie w każdym z Klubów Spółdzielczych:
- "Centrum" - ul. Grażyńskiego 9a
- Giszowieckie Centrum Kultury - ul. Mysłowicka 28
- "Józefinka" - ul. Józefowska 100
- "Juvenia" - ul. Sandomierska 9
- "Pod Gwiazdami" - al. Roździeńskiego 86a
- "Trzynastka" – ul. Racławicka 13

 

Inspektor Ochrony Danych Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej (IOD)

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych mogą Państwo skontaktować się pod adresem e-mail: iod@ksm.katowice.pl lub listownie na adres rejestrowy Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej z dopiskiem „IOD".

 

Inspektor Ochrony Danych dołoży wszelkich niezbędnych starań, aby zwięźle i rzeczowo wyjaśnić Państwu wszelkie wątpliwości związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

 

Źródła Państwa danych osobowych

Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa przetwarza Państwa dane osobowe, które zostały przekazane przez Państwa:

a) osobiście w siedzibie Spółdzielni, w siedzibach Administracji Osiedli, w Zakładach Celowo – Usługowych oraz w Klubach Spółdzielczych,
b) pocztą e-mail,
c) za pośrednictwem formularza kontaktowego, dostępnego na stronie internetowej www.ksm.katowice.pl w zakładce „Kontakt",
d) za pośrednictwem profilu społecznościowego Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej na portalu www.facebook.com (@KatowickaSM),
e) w inny prawnie dopuszczalny sposób.

 

Zakres Państwa danych osobowych, które przetwarzamy

Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa w zależności od charakteru współpracy i rodzaju świadczonej usługi może zbierać od Państwa różnego typu dane osobowe. W każdym przypadku dochowujemy wszelkich starań, aby zakres pozyskiwanych przez nas danych osobowych był ograniczony do niezbędnego minimum.

 

Prosimy o nieprzesyłanie danych osobowych w szerszym zakresie, niż jest to konieczne do oceny określonej sytuacji lub odpowiedzi na udzielone zapytanie, w tym w szczególności danych wrażliwych (np. danych o stanie zdrowia, czy informacji o toczących się lub zakończonych postępowaniach karnych). Zastrzegamy sobie prawo do niezwłocznego usuwania takich danych, nawet bez uprzedniego kontaktu z Państwem. W przypadku, gdy zostaną przekazane oryginały dokumentów będziemy próbowali zwrócić je Państwu osobiście lub na podany przez Państwa adres.

 

Jeżeli kontakt z KSM opiera się na wykorzystaniu konta Facebook (polubienia, komentarze, wiadomości prywatne na profilu społecznościowym KSM), możemy gromadzić takie Państwa dane jak imię i nazwisko w formie występującej na koncie Facebook oraz numer identyfikacyjny (Facebook ID).

 

Jeżeli będą Państwo korzystać z udostępnionych przez KSM linii telefonicznych lub w razie kontaktu telefonicznego przez upoważnione z ramienia KSM osoby, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, które będą zawarte w treści nagranych rozmów telefonicznych, tj. treść rozmowy (w tym wszelkie podane przez Państwa na swój temat informacje, takie jak np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, Państwa zachowanie podczas rozmowy oraz barwę głosu). W dniu aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności zapewniliśmy techniczną możliwość informowania Państwa o fakcie nagrywania rozmów przychodzących do Spółdzielni w formie automatycznego komunikatu. Rozmowy wychodzące z KSM również mogą podlegać rejestracji, o czym dodatkowo będziemy informowali w pisemnych klauzulach przekazywanych Państwu indywidualnie lub jako załącznik do wydawanej przez Spółdzielnię gazety „Wspólne Sprawy".

 

Ponadto, w przypadku korzystania z naszej strony internetowej możemy zapisywać tzw. pliki „Cookies", tzw. „ciasteczka" o czym będzie mowa w dalszej części niniejszej Polityki.

 

Wybrane podstawy prawne i cele przetwarzania Państwa danych osobowych

Poniżej przedstawiamy ogólny katalog wybranych podstaw prawnych i celów przetwarzania Państwa danych osobowych. W niniejszym rozdziale wskazujemy wyłącznie wybrane podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych, ponieważ zdajemy sobie sprawę, iż w związku z szerokim wachlarzem usług i zadań realizowanych przez Spółdzielnię, możemy nie być w stanie w sposób zamknięty umieścić w jednym miejscu wszystkich operacji na danych osobowych wykonywanych przez Spółdzielnię. Szczegółowe informacje dotyczące podstaw prawnych oraz celów przetwarzania Państwa danych osobowych z pewnością odnajdą Państwo w klauzulach informacyjnych, które zostały opracowane przez poszczególne Działy KSM z porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych, oraz które są przekazywane Państwu na bieżąco w zależności od sposobu kontaktu ze Spółdzielnią.

 

Zatem, stosownie do okoliczności oraz w związku ze zmieniającym się stanem faktycznym i prawnym, katalog może podlegać dalszym zmianom i uzupełnieniom, o którym będziemy Państwa informować na bieżąco.

 

Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa przetwarza dane osobowe w następujących, głównych kategoriach:

 

1. Dane osobowe członków Spółdzielni
- w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni. Dane przetwarzane są na podstawie przepisów ustawy z dn. 16.09.1982 r. Prawo spółdzielcze oraz ustawy z dn. 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych oraz innych przepisów szczególnych.

 

2. Dane osobowe mieszkańców
- w celu obsługi nieruchomości. Dane przetwarzane są na podstawie ustawy z dn. 24.06.1994r. o własności lokali oraz ustawy z dn. 15.12.2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych oraz innych przepisów szczególnych.

 

3. Dane osobowe najemców, dzierżawców, zleceniobiorców
- w celu realizacji zawartych umów. Dane przetwarzane są na podstawie RODO (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz innych przepisów szczególnych.

 

4. Dane osobowe dłużników
- w celu windykacji należności. Dane przetwarzane są na podstawie ustawy z dn. 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz innych przepisów szczególnych.

 

5. Dane osób biorących udział w procesie przetargowym
- w celu przeprowadzenia wewnętrznego przetargu przez Spółdzielnię np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo – budowlanych. Informacje dotyczą podmiotów/osób, biorących udział w przeprowadzanym procesie przetargowym. Dane przetwarzane są na podstawie RODO (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz innych przepisów szczególnych.

 

6. Dane uczestników zajęć w ramach działalności społeczno – oświatowej i kulturalnej
- w celu prowadzenia przez Spółdzielnię statutowej działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej tj. prowadzenie zajęć edukacyjnych i kulturalnych oraz organizacji wycieczek, imprez i wyjść okolicznościowych. Dane przetwarzane są głównie na podstawie zgody uczestników, a w przypadku osób niepełnoletnich i z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych – ich prawnego opiekuna.

 

7. Dane dotyczące usterek i awarii
- w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców. Dane przetwarzane są na podstawie RODO (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz innych przepisów szczególnych.

 

8. Monitoring wizyjny
- w celu ochrony osób i mienia (RODO, art. 6 ust. 1 lit. f). Dane z monitoringu wizyjnego przetwarzane są przez okres nieprzekraczający 60 dni, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu mogą być udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).

 

9. Rozmowy telefoniczne
- w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi klienta w KSM została wprowadzona rejestracja połączeń przychodzących i wychodzących. Dane z zarejestrowanych połączeń przetwarza się na podstawie RODO art. 6 ust. 1 lit. f, przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).

 

10. Korespondencja
- w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją. Dane przetwarzane są na podstawie RODO art. 6 ust. 1 lit. c oraz innych przepisów szczególnych.

 

11. Dane ogłoszeniodawców
- w celu emisji ogłoszeń za pośrednictwem gazety KSM „Wspólne Sprawy", strony internetowej KSM i Facebooka – dane te przetwarzane są na podstawie zawartych umów. Dane przetwarzane są na podstawie RODO art. 6 ust. 1 lit. b.

 

12. Informacje o pracownikach oraz kandydatach do pracy
- w celu prowadzenia rekrutacji oraz dokumentacji pracowniczej. Dane przetwarzane są na podstawie przepisów Kodeksu Pracy (ustawa z 26.06.1974 r. z póź. zm.) oraz wyrażonej przez pracownika lub kandydata do pracy zgody.

 

Ponadto, dane osobowe przetwarza się ze względu na:
a) obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych,
b) bezpieczeństwo prawne Państwa i Spółdzielni – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

 

Okres przetwarzania danych osobowych

Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa przetwarza Państwa dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji współpracy oraz przez czas określony w obowiązujących przepisach prawa, lecz nie dłużej niż jest to niezbędne do celów wynikających z Państwa lub naszych prawnie uzasadnionych interesów. Niektóre dane mogą być ponadto przetwarzane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz do czasu przedawnienia innych możliwych roszczeń. Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w konkretnych celach, Państwa dane będą przechowywane do momentu wycofania zgody lub gdy ustalimy, że dane się zdezaktualizowały.

 

Odbiorcy Państwa danych osobowych

Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym Spółdzielni usługi niezbędne do realizacji wskazanych w niniejszej Polityce celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie prawne, techniczne lub organizacyjne, a także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

 

Mając na uwadze Państwa prawo do prywatności, wszystkie informacje stanowiące dane osobowe, przed przekazaniem upoważnionemu odbiorcy, będą minimalizowane w stopniu umożliwiającym ich prawidłowe przetwarzanie.

 

Transfer danych

Co do zasady Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wyjątkiem w tym przypadku mogą być jedynie dane przetwarzane za pośrednictwem portalu Facebook.com (o czym mowa w postanowieniach poprzedzających), wówczas zachęcamy do zapoznania się także z regulaminem właściciela ww portalu. W we wszystkich pozostałych przypadkach, jeżeli dojdzie do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, informacja na ten temat zostanie zamieszczona na stronie internetowej KSM.

 

Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych Państwa danych osobowych?

a. Prawo do żądania dostępu do danych osobowych – przysługuje Państwu prawo do uzyskania potwierdzenia czy Państwa dane osobowe są przetwarzane oraz, jeśli są przetwarzane, do żądania do nich dostępu. Prawo do żądania dostępu do danych osobowych nie jest prawem bezwzględnym, gdyż interes innych podmiotów może ograniczać prawo dostępu Państwu przysługujące. Nadto, posiadacie Państwo prawo do uzyskania jednej bezpłatnej kopii przetwarzanych danych osobowych. Za każdą kolejną kopię mogą̨ zostać naliczone odpowiednie opłaty w oparciu o koszty administracyjne (np. koszty przygotowania oraz przesyłki płyty CD zawierającej dane osobowe).
b. Prawo do żądania sprostowania danych osobowych - przysługuje Państwu prawo do żądania sprostowania swoich niedokładnych danych osobowych. W zależności od celu przetwarzania mają Państwo prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.
c. Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności mają Państwo prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych. W takim przypadku, dane osobowe będą̨ mogły być przetwarzane jedynie w niektórych celach.
d. Prawo do żądania przeniesienia danych osobowych - w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności mają Państwo prawo do otrzymania swoich danych osobowych w strukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się̨ do odczytu maszynowego. Mogą Państwo żądać przesłania takich danych innemu podmiotowi bez przeszkód ze strony administratora, za wyjątkiem wystąpienia ograniczeń technologicznych.
e. Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym") – w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności mają Państwo prawo do żądania usunięcia danych osobowych, które Państwa dotyczą̨. Spółdzielnia jest wówczas zobowiązana do niezwłocznego usunięcia takich danych osobowych.
f. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – w razie wystąpienia szczególnych okoliczności mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu na podstawie swojej szczególnej sytuacji osobistej.

 

Informujemy, iż Państwa powyżej wymienione prawa mogą̨ być ograniczone na podstawie obowiązujących krajowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych.

 

W przypadku zgłoszenia przez Państwa wniosku dotyczącego wykonania określonego prawa, o którym mowa powyżej, Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa udzieli odpowiedzi w ciągu jednego miesiąca, z tym, że w razie konieczności mamy prawo wydłużenia tego okresu o kolejne dwa miesiące. Jeżeli czas odpowiedzi ulegnie wydłużeniu, powiadomimy Państwa o tym w terminie miesiąca od wpływu wniosku.

 

Automatyzacja przetwarzania

Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa nie będzie przetwarzać państwa danych osobowych w sposób zautomatyzowany. Państwa dane osobowe nie będą również profilowane.

 

Prawo do skargi

W uzasadnionych przypadkach mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Pliki „Cookies"

 

Nasza strona

Używamy plików Cookies, aby ułatwić Państwu korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokują Państwo tych plików, to zgadzają się Państwo na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Proszę pamiętać, że mogą Państwo samodzielnie zarządzać plikami Cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.

 

Czym są pliki Cookies?

Plik "cookies" tzw. "ciasteczka" jest niewielkim plikiem tekstowym, wysyłanym przez serwer WWW i zapisywanym na urządzeniu, z jakiego korzysta użytkownik celem połączenia się z Internetem (np.: komputer, tablet, smartfon). Strona www.ksm.katowice.pl zapisuje pliki Cookies na Państwa komputerze, a dokładniej w schowku konkretnej przeglądarki (Firefox, Internet Explorer, Chrome i inne) na koncie użytkownika komputera lub telefonu, za pomocą którego łączą się Państwo z Siecią.

 

Jakich plików Cookies używamy?

Nasz serwis używa plików Cookies własnych sesyjnych ("session cookies") do obsługi galerii. Cookies włączane automatycznie w związku z uruchomieniem sesji.

 

Cel wykorzystania plików cookies?

Zazwyczaj pliki cookie są bardzo pożyteczne. Dzięki nim zapamiętywane są Państwa indywidualne ustawienia oraz wiemy jak wielu użytkowników zagląda na nasza stronę i jakie treści cieszą się największym zainteresowaniem. Pliki cookie pozwalają także usprawnić poruszanie się po stronie oraz poprawne działanie strony.

 

Korzystanie z usług innych firm

Do analizy ruchu na naszej stronie oraz stopnia jej wykorzystania używamy narzędzia Google Analytics. Pliki Cookies stosowane w ramach usługi Google Analytics pozwalają operatorowi na pozyskanie informacji na temat komputerów Użytkowników korzystających z serwisu. Dane Użytkowników są przesyłane automatycznie w ramach ustawień ich przeglądarki internetowej. W ramach wykorzystywania przedmiotowych plików Cookies operator nie jest w stanie zidentyfikować tożsamości osób fizycznych odwiedzających serwis, a tym samym nie przetwarza ich danych osobowych. Korzystając z niniejszej witryny internetowej użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Google dotyczących go danych. Więcej o prywatności w korzystaniu z Google Analytics przeczytają Państwo pod poniższym linkiem: www.google.com/policies/privacy.

 

Jak wyłączyć pliki cookies?
Mogą Państwo w każdym czasie dokonać zmiany ustawień dotyczących plików Cookies, poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików Cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w Państwa urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików Cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

 

Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może wymagać aktualizacji co pewien czas, np. z powodu wprowadzenia nowych usług, zmiany używanej technologii lub zmian w przepisach prawa. Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa zastrzega sobie prawo do zmiany lub uzupełnienia Polityki Prywatności w dowolnym momencie. Zmiany zostaną opublikowane na www.ksm.katowice.pl

 

Ostatnia aktualizacja Polityki: 31.01.2020 r.

 
 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych.
Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia.
Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.
Więcej informacji: Polityka prywatności (Cookies-RODO)